Executive Assistant. Inglés C2

Acerca del rol de Executive Assistant: En esta posición como Executive Assistant en una importante empresa multinacional ubicada en el centro de Madrid, tu misión principal será dar soporte a cargos directivos y realizar funciones de gestión diaria de la oficina.

Responsabilidades clave:

- Mantener relaciones con clientes, inversores, proporcionando apoyo a otros asistentes administrativos cuando sea necesario.
- Gestionar calendarios, programar citas, coordinarse con otros asistentes y confirmar reuniones.
- Cubrir varias líneas telefónicas y comunicarse con los clientes cuando lo soliciten.
- Enviar y responder correos electrónicos en nombre de los profesionales, redactar otro tipo de correspondencia.
- Mantenimiento de la base de datos.
- Investigar y ayudar en la elaboración de materiales para reuniones.
- Preparar e imprimir materiales de presentación prestando atención a la calidad y el detalle.
- Organizar viajes y reservas para los profesionales (por ejemplo, vuelos, coches, hoteles, etc.).
- Gestionar documentos y correspondencia confidenciales, incluida la administración personal.
- Relaciones con proveedores: facilitar las comunicaciones, realizar el seguimiento de los asuntos pendientes con proveedores internos y externos, ser el primer punto de contacto.
- Importaciones: envío de mensajería internacional
- Contratos: asegurarse de que existen contratos sensibles para los servicios locales (fruta/ comestibles/ limpieza/ teléfonos móviles/ etc.), vigilar las fechas de finalización de los contratos y filtrar las nuevas ofertas en busca de oportunidades interesantes.
- Gestión de inventarios, incluyendo TI, material de oficina/ comestibles
- Mantenimiento de la oficina
- Facturación.
- Enlace local para RRHH, IT, Instalaciones, Finanzas, Oficina COO, mano derecha del Socio Director y del equipo local.
- Primer punto de contacto para las nuevas incorporaciones y asegurarse de que están instalados.
- Asistente del socio - viajes/ reuniones/ documentos/ asuntos del equipo
- Responsable de la gestión administrativa

Buscamos un perfil dinámico, con amplia experiencia para ocupar esta posición de carácter temporal. La persona seleccionada debe tener un nivel de inglés C1-C2 (se valorará en entrevista), formación universitaria, grado en secretariado o administración.

La empresa está muy bien posicionada a nivel nacional e internacional. La oportunidad ofrece desarrollo y aprendizaje a un alto nivel de exigencia en un entorno dinámico y enriquecedor.

Aplica hoy mismo inscribiéndote o enviando tu CV a elena.nagore@walterspeople.com