la evolución del talento en secretariado, ¿qué están demandando las empresas en la actualidad?

Evento inhouse WP Madrid

El pasado 23 de mayo acogimos en nuestras oficinas de Madrid una sesión de networking, en la que abordamos la evolución y nuevo rol de los perfiles especializados en secretariado ejecutivo, y a la que asistieron profesionales con una sólida trayectoria en este ámbito.

Nuestro equipo experto en Secretariado y Administración, moderó una mesa redonda en la cual se debatió sobre los sectores que más demandan estos perfiles, habilidades requeridas, así como el impacto de la digitalización en la evolución de este tipo de profesional, entre otros asuntos.

Evento inhouse WP Madrid

Secretariado: Evolución del Talento

La sesión tuvo como eje central la evolución de este rol hasta la actualidad. En la mesa redonda se compartieron las diferentes opiniones y experiencias de las asistentes, así como la visión más enfocada en el mercado de empleo por parte de nuestro equipo especializado en la contratación de estos profesionales.

La agenda fue marcada por los puntos a continuación:

  • Evolución de los perfiles: contexto actual, formación y experiencia, y principales sectores que demandan estos especialistas.
  • Talento y competencias: qué valor añadido están demandando las empresas en la actualidad, ¿existe un conocimiento real de las funciones de los/las secretarios/as dentro de las compañías?
  • Digitalización: el impacto de la digitalización en la progresión de este perfil profesional, aspectos positivos que ha aportado a esta posición y a sus funciones.

Banca, finanzas y legal, los sectores que más solicitan especialistas en secretariado

En la actualidad se están demandando aquellos perfiles que cuentan con experiencia internacional y el conocimiento de idiomas, siendo un nivel alto de inglés indispensable, y el conocimiento de otras lenguas muy valorado. Aportar nivel fluido de varios idiomas es uno de los mayores valores diferenciales a la hora de la contratación. Por otro lado, en cuanto a la formación requerida, se ha observado que no se demandan especialmente profesionales con formación específica en Secretariado, sino que pueden aportar otro tipo de formaciones académicas como por ejemplo Administración de Empresas, Periodismo o Traducción e Interpretación, entre otras.

El conocimiento de varios idiomas es uno de los mayores valores diferenciales a la hora de la contratación.

Asimismo, se solicitan perfiles que sean flexibles con el horario debido a la gestión de agendas de equipos directivos que viajan con frecuencia y se encuentran en diferentes husos horarios, o les surgen inconvenientes que tienen que ser resueltos con inmediatez. Estos perfiles profesionales trabajan con horarios de "guardia" en muchas ocasiones, por lo que la disponibilidad es un factor imprescindible.

En estos últimos años, se ha observado que en España los sectores que más están solicitando especialistas en secretariado son el bancario, financiero y legal (despachos de abogados), y es en start-ups, donde existe una carencia en la contratación de este tipo de profesionales, debido a que son los propios empleados los que gestionan la oficina y sus propias agendas y necesidades.

¿La tecnología está sustituyendo el rol de los profesionales en secretariado?

Las opiniones coinciden en que la digitalización está cambiando la ejecución de los diferentes procedimientos, tal y como viene aconteciendo en otras áreas. En la actualidad existen multitud de programas y aplicaciones para ejecutar tareas como la gestión de agendas, reserva de salas de reuniones, reserva de alojamientos o transporte, que facilitan el flujo de trabajo de estos profesionales. Por otro lado, también coinciden en que el cambio generacional de las personas y equipos a los que se da soporte está muy marcado por el conocimiento y manejo de las nuevas tecnologías, señalando que las personas más jóvenes son capaces de gestionar por su cuenta tareas para las cuales no necesitan la ayuda de estos profesionales.

Si bien señalaron que aunque la digitalización ayuda en la realización de las labores diarias del puesto, el factor humano continúa siendo necesario para supervisar que todo se gestione adecuadamente. Además, especialmente en las compañías multinacionales es necesario seguir contando con equipos locales capaces de conocer el mercado, comportamiento y costumbres de los diferentes lugares, para adaptarse al entorno y evitar confusiones por desconocimiento de la cultura local.

Perfil multitasking y discreto

En la actualidad, establecer las funciones que se desempeñan en el rol de secretario/a es algo confuso, debido a que las tareas varían entre sectores, tipología de empresa y dependiendo del equipo o persona a la que se da apoyo. Las funciones son muy variadas, y van desde reservar un lugar para comer con un cliente, la revisión de documentos legales, organización de eventos corporativos, hasta la gestión de aspectos de la vida personal de sus responsables directos. Por esto, se solicitan profesionales "todoterreno" que no tengan dificultad a la hora de enfrentarse a cualquier tipo de tarea. Este hecho, hace que la función de secretario/a no sea completamente reconocida por todas las labores que realiza dentro de las organizaciones, ya que son muy diversas entre sí.

Asimismo, debido a la información que gestionan, en muchas ocasiones de carácter confidencial, las compañías demandan perfiles capaces de manejar información de manera discreta y que sean asertivos en cierta medida, de cara a mantenerse en una posición firme con el resto de compañeros de trabajo, ya que conocen datos a los que solo tiene acceso el equipo directivo.

Floral bouquets workshop WP

Spring Session, taller práctico y networking

La jornada finalizó con un original taller de creación de ramos florales, aprovechando esta época del año, y en el cual hubo espacio para el networking.

Este evento se enmarca dentro del programa de sesiones informativas inhouse que tendrán lugar en las oficinas de Walters People Madrid y Barcelona durante este año.

 

Si deseas más información, por favor contacta con:

Sarai Domínguez
Tel: +34 91 309 79 88
Email: sarai.dominguez@robertwalters.com

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