6 consejos para destacar como asistente personal

mujer con portátil y móvil

¿Acabas de conseguir un trabajo como asistente personal o estás buscando una oportunidad laboral en la cual ejercer esta función?

Los asistentes personales son el corazón de las organizaciones ya que trabajan codo con codo con los líderes y directores ejecutivos, desempeñando un papel clave en las decisiones de apoyo al negocio.

A continuación te ofrecemos 6 consejos para sobresalir como asistente personal:

1. Establece cuáles son tus prioridades en cada momento

Como asistente personal, una gran parte de tu trabajo será gestionar la organización de otra persona por lo que tú mismo debes aplicar este criterio en tu trabajo diario. Utiliza una checklist o listado de tareas para organizar tu carga de trabajo, y marca cada punto una vez que completes una de tus responsabilidades.

Esta checklist te ayudará a tener una perspectiva general de lo que debes hacer, cuánto tiempo te llevará cada tarea, así como a determinar cuáles son tus prioridades en función de las fechas límite para acometer cada proyecto. Repasa la lista todos los días y pregúntate si se debe añadir, posponer o eliminar alguna tarea. Realizar un curso de gestión del tiempo siempre es una buena opción para convertirte en el/la mejor asistente personal.

2. No postpongas tareas inevitables

En ocasiones, las cargas de trabajo pueden volverse inmanejables. Algunas tareas también pueden convertirse rápidamente en tareas de mayor envergadura. Si bien podría ser tentador dejar algunas de tu responsabilidades en espera, es importante mantenerse en el camino correcto para garantizar el cumplimiento de todos los plazos. Pon las tareas menos relevantes o atractivas como reuniones en tu agenda. Si es necesario puedes reservarte una sala con el objetivo de trabajar en las mismas, evitando así la tendencia a postponerlas. Comprométete con tu jefe a que vas a entregarle la tarea ese mismo día para forzarte a cumplir tu objetivo. ¡Verás que eres capaz de mover montañas con una sola hora de concentración!

3. Mantén informado a tu jefe

No puedes suponer que tu jefe sabe lo que estás haciendo, el progreso que has realizado o los obstáculos que has superado a menos que le informes de ello. Crea un archivo Excel compartido con una descripción general de todas las tareas y proyectos en los que estás trabajando. Revisa tu correo electrónico diariamente para mantener tu lista actualizada, utiliza códigos de color para priorizar tareas, y créate pestañas separadas para proyectos de mayor envergadura. A través de esta sencilla iniciativa demostrarás que estás al día con tu trabajo, que respetas a tu jefe lo suficiente como para mantenerle informado, y además este documento te ayudará a comunicarle tus éxitos de una manera más visible.

4. Pregunta

La comunicación efectiva con tu jefe es esencial para el éxito de tu carrera profesional. Asegúrate de no estar abierto únicamente a sus comentarios, sino también de buscarlos de una manera proactiva. Pregúntale a tu jefe y compañeros cómo puedes mejorar y aportar más en tu función de apoyo al negocio. ¿Hay archivos que podrían actualizarse o procesos que podrían mejorarse? Toma la iniciativa y préstate voluntario para asumir proyectos que ayuden al negocio. Puede requerir un poco de tiempo extra, pero al final valdrá la pena. No tengas miedo de solicitar feedback sobre tu desempeño. Tener canales de comunicación claros y abiertos te ayudará también a proporcionar información valiosa a tus compañeros cuando sea necesario. Es igualmente importante mostrar gratitud y reconocimiento, ¡a todos nos gusta que nos muestren aprecio! Cuando la gente sabe que la valoras, es más probable que te valoren también a ti y quieran trabajar contigo (ya que les haces sentir bien con sus contribuciones).

5. Mantente informado

Asegúrate de estar siempre actualizado sobre los proyectos en los que tu jefe está trabajando. Prepárate todas las reuniones con anticipación y adelántate a lo que pueda necesitar tu reponsable durante su próxima reunión. Debes saber en qué consiste su trabajo,y cómo éste respalda las necesidades de la organización para ayudarle de la mejor manera posible a conseguir sus objetivos. Es asimismo vital tener una buen conocimiento general de la empresa, así que mantente informado sobre quién está trabajando en cada proyecto. De esta manera, en el caso de que tu jefe te pregunte si se llevará a cabo un evento o te pregunte quién es responsable de una determinada función, podrás responderle con asertividad y despejar sus dudas con rapidez.

6. Conoce las preferencias de tu jefe

Pregúntale a tu jefe cómo quiere programar su semana de trabajo para que puedas planificar su agenda de una manera acorde. ¿Prefiere establecer las reuniones importantes a primera hora de la mañana, o llegar a la oficina en primer instancia y planificar su día después? ¿Le gusta mantener un gran número de reuniones en un día particular o sin embargo prefiere distribuirlas durante la semana? Si sabes que a tu jefe le gusta guardar los proyectos finalizados en una carpeta de un color en particular, inclúyelas las carpetas de ese color en el pedido de suministros de la oficina. Los pequeños detalles marcan una gran diferencia en un asistente personal y te ayudarán a ser indispensable dentro de la organización.

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